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Ciclo de Deming: qué es, etapas y cómo implementarlo para mejorar

Ciclo de Deming

El Ciclo de Deming, es un modelo de mejora que consiste en una secuencia lógica de cuatro pasos repetitivos para la mejora continua. Los pasos son: Planificar, Hacer, Verificar (estudiar) y Actuar. El ciclo también se conoce como la rueda Deming de espiral de mejora continua.

Su origen se remonta al eminente experto en estadísticas, el Sr. Walter A. Shewart, en la década de 1920.  Él introdujo el concepto de planificar, hacer y ver. El difunto gurú  y el reconocido estadístico Edward W. Deming modificaron el ciclo SHEWART como: planificar, hacer, verificar y actuar.

El ciclo de Deming:

  • Planificar: planear con anticipación para el cambio. Analizar y predecir los resultados.
  • Hacer: ejecutar el plan, dando pequeños pasos en circunstancias controladas.
  • Verificar o estudiar: comprobar, estudiar los resultados.
  • Actuar: tomar medidas para estandarizar o mejorar el proceso.

¿Qué es el ciclo de Deming?

El ciclo de Deming es un ciclo donde se ejecutan las siguientes acciones: Planear, Hacer, Verificar y Actuar. Es una herramienta útil que puede ayudar a tu equipo a resolver problemas de manera más eficiente.

También se lo conoce como el ciclo PDCA, por sus siglas en inglés plan-do-check-act, que quiere decir planificar, hacer, verificar y actuar.

Ciclo de Deming
Ciclo de Deming

El punto clave del bucle de control de cuatro etapas, independientemente de cómo se nombren exactamente los pasos individuales, es que los efectos de una medida de control se examinan y estos hallazgos, a su vez, tienen repercusiones en el controlador. Este procedimiento es necesario en sistemas complejos en los que la respuesta del sistema a una intervención de control no se conoce completamente o no.

El ciclo ofrece ventajas significativas:

  • Promueve la mejora continua de personas y procesos.
  • Permite a tu equipo probar posibles soluciones a pequeña escala y en un entorno controlado.
  • Evita que los errores recurrentes interfieran con el proceso de trabajo.

Etapas del ciclo de Deming

El ciclo de Deming es un enfoque iterativo para la mejora continua de productos, personas y servicios. Se convirtió en una parte integral de lo que hoy se conoce como Lean Management. El modelo proporciona soluciones para pruebas, análisis de resultados y mejora de procesos.

Por ejemplo, imagina que recibes muchas quejas de los clientes sobre la velocidad de respuesta lenta de tu equipo de soporte. Entonces, probablemente debas mejorar la forma en que trabaja tu equipo para mantener a los clientes contentos. Aquí es donde el ciclo de Deming entra en juego.

Veamos en detalle las cuatro etapas.

Ciclo de Deming
Etapas del Ciclo de Deming

Planear

En esta etapa, tú simplemente planeas qué hacer. Dependiendo del tamaño del proyecto, la planificación puede ocupar gran parte del trabajo de tu equipo. Generalmente, el proceso consiste en pasos más pequeños, para que puedas elaborar un plan adecuado con menos errores.

Antes de pasar a la siguiente fase, debes tener respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Qué problema central tenemos que resolver?
  • ¿Qué recursos necesitamos?
  • ¿Qué recursos tenemos?
  • ¿Cuál es la mejor solución para resolver el problema con los recursos disponibles?
  • ¿Bajo qué condiciones tiene éxito el plan? ¿Cuáles son nuestras metas?

Recuerda que tú y tu equipo deben revisar el plan varias veces antes de poder continuar. En este caso, es apropiado usar una técnica para configurar y mantener bucles de retroalimentación abiertos.. Esto te permitirá reunir suficiente información antes de continuar.

Hacer

Después de que hayas elaborado el plan, es hora de actuar. En esta fase, se implementa todo lo que se consideró en la etapa anterior.

Ten en cuenta que pueden ocurrir problemas imprevistos durante esta fase. En una situación perfecta, primero deberías intentar implementar tu plan a pequeña escala y en un entorno controlado.

La estandarización ayuda a tu equipo a implementar sin problemas el plan. Asegúrate de que todos conozcan sus funciones y responsabilidades.

Ciclo de Deming
Hacer

Verificar o estudiar

Esta es probablemente la fase más importante del ciclo de Deming. Si deseas formular tu plan con claridad, hay que evitar los errores recurrentes y esforzarse por lograr una mejora continua. Debes prestar suficiente atención a la fase de verificación.

Aquí debes verificar la implementación de tu plan y ver si tu plan original realmente funcionó. Además, tu equipo puede identificar partes problemáticas del proceso actual y eliminarlas en el futuro. Si algo salió mal durante el proceso, debes analizarlo y encontrar la causa del problema.

Actuar

Finalmente llegas a la última fase. Anteriormente has desarrollado, implementado y revisado tu plan. Ahora tienes que responder a los resultados.

Si todo se ve bien y tu equipo ha logrado tus objetivos originales, puedes seguir adelante y aplicar tu plan original.

Es una buena idea hacerse cargo de todo el plan cuando se alcancen los objetivos. En consecuencia, tu modelo del ciclo de Deming se convierte en la nueva base. Sin embargo, con planes estandarizados, recuerda a tu equipo que siga cada paso y busque maneras de mejorar.

El ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar es un marco de resolución de problemas simple pero poderoso en todos los niveles de la empresa. Él puede convertirse en parte de un proceso de planificación más grande.

El enfoque repetitivo ayuda a tu equipo a encontrar y probar soluciones y mejorarlas a través de un ciclo de reducción de desperdicios. Este ciclo abarca su compromiso con la mejora continua y puede impactar positivamente la productividad y la eficiencia.

Finalmente, debe notarse que el modelo del ciclo de Derming lleva algún tiempo y puede no ser adecuado para resolver problemas urgentes.

Ciclo de Deming
Actuar

Estandarización del ciclo de Derming

La estandarización es básicamente hacerlo de una manera determinada en el futuro.

Un estándar no es un fin en sí mismo para la organización, sino que sirve como una orientación sobre cómo hacer algo bien. Una norma describe un procedimiento, condición o requisito. Es el término genérico para los principios de procedimiento, reglas, regulaciones, criterios, estándares, etc.

Una buena definición de lo que significa la estandarización aquí es la mejor práctica, es decir, la mejor práctica disponible para lograr el resultado deseado. La continuidad solo es posible si los logros pueden ser preservados.

Sin embargo, un estándar definido en algún punto solo existe hasta que se reemplace por un estándar aún mejor. Lo que es bueno para la organización hoy no tiene que tener sentido mañana. Así es como funciona el proceso de mejora continua y el principio del ciclo de Derming.